Wezwanie do zapłaty jest w praktyce powszechnie stosowanym sposobem dochodzenia należności na etapie przedsądowym. Choć przepisy nie wymagają co do zasady, aby wezwanie miało formę papierową, kluczowe znaczenie ma możliwość wykazania, że dłużnik mógł zapoznać się z jego treścią. Poniżej wyjaśniono, czy wezwanie do zapłaty wysłane mailem jest skuteczne, jakie elementy powinno zawierać oraz co zrobić, gdy dłużnik nadal nie reguluje zobowiązania.
Wezwanie do zapłaty – definicja
Wezwanie do zapłaty jest formalnym pismem kierowanym do dłużnika w celu przypomnienia mu o istniejącym zobowiązaniu oraz wyznaczenia terminu do dobrowolnej zapłaty. Z perspektywy wierzyciela pełni ono kilka funkcji jednocześnie.
- Po pierwsze, stanowi próbę polubownego zakończenia sporu.
- Po drugie, porządkuje sytuację dowodową przed ewentualnym wniesieniem pozwu.
- Po trzecie, może wywołać efekt psychologiczny, mobilizując dłużnika do szybkiego uregulowania należności.
W praktyce wezwanie do zapłaty powinno jasno wskazywać, jaka kwota jest dochodzona, z czego wynika roszczenie, w jakim terminie ma nastąpić zapłata oraz jakie konsekwencje mogą nastąpić w razie braku płatności.
Wezwanie do zapłaty mailem – czy jest skuteczne?
Wezwanie do zapłaty mailem może być skuteczne. Co do zasady przepisy nie wyłączają możliwości złożenia takiego oświadczenia za pośrednictwem poczty elektronicznej. Istotne jest jednak, aby wierzyciel był w stanie wykazać, że wiadomość została wysłana na właściwy adres oraz że dłużnik miał realną możliwość zapoznania się z jej treścią.
W praktyce oznacza to, że samo wysłanie wiadomości e-mail nie zawsze będzie wystarczające z punktu widzenia dowodowego. W relacjach, w których strony wcześniej komunikowały się mailowo, wykazanie skuteczności doręczenia jest zwykle prostsze. Jeżeli jednak umowa przewiduje szczególną formę wezwania, na przykład obowiązek wysłania go listem poleconym na wskazany adres korespondencyjny, należy stosować się do tych postanowień.
Z tego względu wezwanie do zapłaty wysłane mailem bywa skuteczne, ale dla pełnego bezpieczeństwa procesowego często warto równolegle przesłać je również listem poleconym.
Jak napisać skuteczne wezwanie do zapłaty?
Nie istnieje jeden urzędowy wzór wezwania do zapłaty, jednak pismo powinno zawierać podstawowe elementy umożliwiające jego prawidłową identyfikację i wykonanie. W szczególności należy wskazać:
- miejscowość i datę,
- dane wierzyciela,
- dane dłużnika,
- tytuł pisma, na przykład „wezwanie do zapłaty”,
- dokładną kwotę zadłużenia,
- podstawę roszczenia, na przykład numer faktury, umowy lub zamówienia,
- termin do zapłaty,
- numer rachunku bankowego,
- informację o dalszych krokach w razie braku płatności.
Dobrze sporządzone wezwanie powinno być rzeczowe, precyzyjne i pozbawione emocjonalnych sformułowań. Im bardziej klarowna treść, tym większa szansa, że dokument spełni swoją funkcję zarówno wobec dłużnika, jak i w ewentualnym postępowaniu sądowym.
Ile dni dać dłużnikowi na zapłatę długu?
Przepisy nie określają jednego obowiązkowego terminu, który należy wyznaczyć dłużnikowi w wezwaniu do zapłaty. W praktyce najczęściej stosuje się termin 7 albo 14 dni. Jest to okres uznawany za rozsądny – z jednej strony daje dłużnikowi realną możliwość spełnienia świadczenia, z drugiej nie prowadzi do nadmiernego przedłużania stanu niepewności po stronie wierzyciela.
Zbyt krótki termin może zostać oceniony jako nieracjonalny, natomiast zbyt długi osłabia stanowisko wierzyciela i często zmniejsza skuteczność samego wezwania.
Wysłałem już mailowe wezwanie do zapłaty i co dalej?
Po wysłaniu wezwania do zapłaty należy odczekać do upływu wyznaczonego terminu. Jeżeli dłużnik spełni świadczenie, sprawa ulega zakończeniu. Jeżeli natomiast nie zapłaci, wierzyciel może przejść do kolejnego etapu dochodzenia roszczenia.
Najczęściej oznacza to skierowanie sprawy do sądu wraz z pozwem o zapłatę. W zależności od charakteru sprawy oraz zgromadzonych dokumentów możliwe może być dochodzenie roszczenia w postępowaniu upominawczym albo nakazowym. W takich sytuacjach szczególnego znaczenia nabierają dowody potwierdzające istnienie zobowiązania oraz podjęcie próby przedsądowego wezwania dłużnika do zapłaty.
Czy wezwanie do zapłaty musi być napisane przez prawnika?
Wezwanie do zapłaty nie musi być sporządzone przez adwokata ani radcę prawnego. Wierzyciel może przygotować je samodzielnie. Nie oznacza to jednak, że pomoc profesjonalnego pełnomocnika jest zbędna w każdej sprawie.
Jeżeli sprawa dotyczy większej kwoty, wielowątkowego stosunku prawnego, spornych rozliczeń albo istnieje wysokie prawdopodobieństwo skierowania sprawy do sądu, udział prawnika może okazać się szczególnie przydatny. Profesjonalnie przygotowane wezwanie często lepiej porządkuje stan faktyczny i wzmacnia pozycję wierzyciela już na etapie przedsądowym.
Czy warto zlecić windykację kancelarii prawnej?
W praktyce wezwanie podpisane przez kancelarię prawną bywa odbierane przez dłużnika poważniej niż wiadomość przygotowana samodzielnie przez wierzyciela. Dzieje się tak zwłaszcza wtedy, gdy z treści pisma wynika, że wierzyciel jest przygotowany do szybkiego skierowania sprawy na drogę sądową.
Dobrze sporządzone wezwanie do zapłaty powinno jasno określać kwotę długu, podstawę roszczenia, termin spełnienia świadczenia i konsekwencje braku zapłaty. Jeżeli dłużnik mimo wezwania nie ureguluje zobowiązania, kolejnym krokiem pozostaje skierowanie sprawy do sądu.
Pomoc kancelarii pozwala również ocenić, czy sprawa ma podstawy do dochodzenia na drodze cywilnej, czy też zachodzą przesłanki do rozważenia innych działań prawnych, w tym związanych z odpowiedzialnością karną lub postępowaniem upadłościowym.